Privacyverklaring Pleegouderforum vzw

Pleegouderforum vzw is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring voor de website www.pleegouderforum.be en voor persoonsgegevens die wij verwerken in het kader van onze werking.

1. Wie zijn wij?

Pleegouderforum vzw

Website: www.pleegouderforum.be
E-mail: info@pleegouderforum.be
E-mail voor ondersteuningsvragen: hulp@pleegouderforum.be
Adres: Tulpenlaan 25, 1880 Kapelle-op-den-Bos
Ondernemingsnummer: 0800.790.329

Pleegouderforum verbindt, ondersteunt en vertegenwoordigt pleegouders en andere mensen die betrokken zijn bij pleegzorg.

Onze werking omvat onder meer het aanbieden van informatie, het beantwoorden van vragen, het bieden van ondersteuning, het organiseren van activiteiten en ontmoetingen, het onderhouden van contact met leden en het beheren van online gemeenschappen.

2. Welke persoonsgegevens verwerken we?

Welke gegevens we verwerken, hangt af van de manier waarop je met Pleegouderforum in contact komt.

2.1 Bezoek aan de website

Als je www.pleegouderforum.be bezoekt, kunnen technische en gebruiksgegevens worden verwerkt, zoals:

• informatie over je apparaat en browser;

• bezochte pagina’s;

• datum en tijdstip van je bezoek;

• interacties met de website;

• de website of bron vanwaar je op onze website terechtkwam;

• beperkte geografische informatie;

• Cookie-identificatoren of andere online-identificatoren.
  

Pleegouderforum gebruikt Google Analytics om te begrijpen hoe de website wordt gebruikt.

Google Analytics wordt alleen geactiveerd wanneer je via de cookiebanner van Hostinger toestemming hebt gegeven voor analytische cookies.

2.2 Contactformulier en e-mail

Als je via de website of per e-mail contact opneemt met Pleegouderforum, kunnen we volgende gegevens verwerken:

• voornaam;

• familienaam;

• e-mailadres;

• de inhoud van je vraag of bericht;

• andere informatie die je zelf verstrekt.

Deel alleen informatie die nodig is om je vraag te kunnen beantwoorden.

2.3 Vragen om ondersteuning

Als je Pleegouderforum contacteert voor advies, ondersteuning of een vraag over pleegzorg, bijvoorbeeld via hulp@pleegouderforum.be, verwerken we de informatie die nodig is om je vraag te begrijpen en te behandelen.

Ondersteuningsvragen kunnen soms persoonlijke of gevoelige informatie bevatten over jezelf of over andere personen, zoals pleegkinderen, gezinsleden of biologische ouders.

We vragen daarom om niet meer persoonsgegevens te delen dan noodzakelijk is voor je vraag.

2.4 Lidmaatschap

Als je volledig of steunend lid wordt, verwerken we de gegevens die in het betreffende inschrijvingsformulier worden gevraagd.

Dat kan onder meer gaan om:

• voornaam;

• familienaam;

• straat en huisnummer;

• postcode en gemeente;

• e-mailadres;

• type lidmaatschap;

• informatie die nodig is om na te gaan of aan de voorwaarden voor dat lidmaatschap is voldaan;

• administratieve informatie over het lidgeld.

Voor bepaalde vormen van lidmaatschap vragen we ook of je werkzaam bent voor een provinciale dienst van Pleegzorg of voor Pleegzorg Vlaanderen.

Die informatie wordt gebruikt om de regels rond lidmaatschap, onafhankelijkheid en deelname aan de werking correct toe te passen.

2.5 Activiteiten en evenementen

Als je je inschrijft voor een activiteit, bijeenkomst, webinar of ander initiatief van Pleegouderforum, kunnen we volgende gegevens verwerken:

• naam;

• contactgegevens;

• inschrijvingsgegevens;

• informatie die nodig is voor de praktische organisatie van de activiteit.

2.6 Facebookgroepen en online gemeenschappen

Pleegouderforum beheert besloten Facebookgroepen en kan andere online kanalen gebruiken binnen zijn communitywerking.

In dat kader kunnen we gegevens verwerken die nodig zijn om:

• aanvragen tot deelname te beoordelen;

• toegang tot de groep te beheren;

• gesprekken te modereren;

• deelnemers te contacteren;

• de goede werking van de community te bewaken.

Meta verwerkt daarnaast zelf persoonsgegevens wanneer je Facebook gebruikt. Voor die verwerking gelden de privacyvoorwaarden van Meta.

3. Waarom verwerken we persoonsgegevens?

Pleegouderforum verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden.

De website aanbieden en beveiligen

Om de website correct te laten functioneren, te onderhouden en te beschermen tegen misbruik of technische problemen.

Websitegebruik analyseren

Om te begrijpen hoe bezoekers de website gebruiken, welke pagina’s worden geraadpleegd en waar we de inhoud of gebruiksvriendelijkheid kunnen verbeteren.

Daarvoor gebruikt Pleegouderforum Google Analytics dat alleen wordt geactiveerd nadat je toestemming hebt gegeven voor analytische cookies.

Vragen beantwoorden

Om vragen die via het contactformulier of per e-mail binnenkomen te lezen, te beantwoorden en indien nodig intern door te sturen naar de juiste persoon.

Ondersteuning bieden

Om ondersteuningsvragen te beantwoorden, informatie te geven, mee te denken of door te verwijzen wanneer dat nodig is.

Lidmaatschap beheren

Om:

• aanvragen tot lidmaatschap te behandelen;

• na te gaan of aan de voorwaarden voor lidmaatschap is voldaan;

• de ledenadministratie te beheren;

• met leden te communiceren;

• leden uit te nodigen voor activiteiten of de algemene vergadering;

• lidgelden administratief te verwerken;

• te voldoen aan de wettelijke verplichtingen van de vzw.

Activiteiten organiseren

Om inschrijvingen te beheren, met deelnemers te communiceren en bijeenkomsten, webinars, infosessies en andere activiteiten te organiseren.

Online gemeenschappen beheren

Om toelating, moderatie en communicatie binnen de onlinegemeenschappen van Pleegouderforum te beheren.

Wettelijke verplichtingen naleven

Om te voldoen aan boekhoudkundige, administratieve en andere wettelijke verplichtingen die van toepassing zijn op Pleegouderforum vzw.

4. Op welke rechtsgrond verwerken we persoonsgegevens?

Afhankelijk van de verwerking steunt Pleegouderforum op één van de volgende rechtsgronden.

Uitvoering van een overeenkomst of voorbereidende stappen

Bijvoorbeeld als je lid wordt of je je inschrijft voor een activiteit waarbij verwerking nodig is om de gevraagde dienstverlening uit te voeren.

Wettelijke verplichting

Voor verwerkingen die wettelijk verplicht zijn, bijvoorbeeld bepaalde boekhoudkundige of administratieve gegevens.

Gerechtvaardigd belang

Pleegouderforum kan persoonsgegevens verwerken wanneer dit nodig is voor de goede organisatie en werking van de vereniging, bijvoorbeeld voor:

• het beantwoorden van gewone vragen;

• het beheren van leden;

• de beveiliging van de website;

• het organiseren van activiteiten;

• het beheren van online gemeenschappen.

Als we ons beroepen op gerechtvaardigd belang, houden we rekening met de belangen en rechten van de betrokken persoon.

Toestemming

We baseren ons op toestemming als de wet dat vereist. Dat geldt in het bijzonder voor niet-noodzakelijke analytische cookies en Google Analytics. Je kunt een eerder gegeven toestemming altijd opnieuw intrekken.

5. Hoe lang bewaren we persoonsgegevens?

Pleegouderforum bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze werden verzameld. De exacte bewaartermijn hangt af van het soort gegevens en het doel van de verwerking.

Lidmaatschapsgegevens

Gegevens die nodig zijn voor een lopend lidmaatschap worden bewaard zolang het lidmaatschap duurt. Na het beëindigen van het lidmaatschap worden gegevens verwijderd of gearchiveerd zodra ze niet meer nodig zijn, behalve als een langere bewaartermijn wettelijk verplicht is.

Boekhoudkundige gegevens

Gegevens waarvoor wettelijke boekhoudkundige of fiscale bewaartermijnen gelden, worden gedurende die wettelijke termijn bewaard.

Contactvragen

Gegevens uit contactvragen worden bewaard zolang het nodig is om de vraag te behandelen en eventueel op te volgen.

Ondersteuningsvragen

Gegevens uit ondersteuningsvragen worden niet langer bewaard dan nodig is om de vraag te behandelen en op te volgen. Persoonlijke of gevoelige informatie die niet langer noodzakelijk is, wordt verwijderd.

Activiteiten

Gegevens van deelnemers worden bewaard zolang dat nodig is voor de organisatie en eventuele administratieve opvolging van de activiteit.

Google Analytics

Voor gegevens die via Google Analytics worden verzameld, gelden de bewaartermijnen die in de Google Analytics-instellingen van Pleegouderforum zijn ingesteld.

6. Met wie delen we persoonsgegevens?

Pleegouderforum verkoopt of verhuurt persoonsgegevens niet. Persoonsgegevens kunnen worden verwerkt door externe dienstverleners wanneer dat noodzakelijk is voor onze werking, bijvoorbeeld voor:

• websitehosting en websitebeheer;

• e-mail;

• digitale formulieren;

• opslag en administratie;

• websiteanalyse;

• andere technische dienstverlening.

Deze partijen krijgen alleen toegang tot persoonsgegevens voor zover dat noodzakelijk is voor hun opdracht.

Waar de GDPR dit vereist, worden passende afspraken gemaakt over de verwerking en beveiliging van persoonsgegevens.

Als je zelf via een link op onze website naar Facebook of een andere externe website gaat, geldt daarnaast het privacybeleid van die externe dienst.

7. Cookies en Google Analytics

Noodzakelijke cookies

De website kan technische cookies gebruiken die noodzakelijk zijn om de website correct en veilig te laten functioneren. Voor strikt noodzakelijke cookies is geen toestemming vereist.

Analytische cookies

Pleegouderforum gebruikt Google Analytics om statistische informatie te verzamelen over het gebruik van de website.

Google Analytics kan onder andere informatie verwerken over:

• bezochte pagina’s;

• interacties met de website;

• apparaat en browser;

• globale geografische herkomst;

• datum en tijdstip;

• verkeersbron;

• pseudonieme online identificatoren.

De website gebruikt de standaard cookie-instellingen van Hostinger.

Via de cookiebanner kun je toestemming geven voor analytische cookies of deze weigeren.

Google Analytics wordt alleen geactiveerd wanneer je toestemming hebt gegeven voor analytische cookies.

Je kunt de website ook gebruiken wanneer je analytische cookies weigert.

Je kunt een eerder gemaakte cookiekeuze later opnieuw aanpassen of je toestemming intrekken via de cookie-instellingen van de website.

8. Facebook en andere externe platformen

Pleegouderforum verwijst op de website naar besloten Facebookgroepen en kan andere externe online platformen gebruiken.

Als je Facebook of een ander extern platform gebruikt, verwerkt dat platform zelf persoonsgegevens volgens zijn eigen privacyvoorwaarden.

Pleegouderforum verwerkt binnen zijn eigen groepen en kanalen alleen gegevens die nodig zijn voor de organisatie, toegang, communicatie en moderatie.

We vragen deelnemers om terughoudend om te gaan met persoonsgegevens over pleegkinderen, biologische ouders, gezinsleden en andere derden.

9. Jouw rechten

Je hebt binnen de voorwaarden van de GDPR onder andere het recht om:

• te weten welke persoonsgegevens we over jou verwerken;

• inzage te vragen in je gegevens;

• onjuiste gegevens te laten corrigeren;

• gegevens te laten verwijderen;

• de verwerking van gegevens te laten beperken;

• bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;

• gegevens te laten overdragen wanneer het recht op gegevensoverdraagbaarheid van toepassing is;

• een eerder gegeven toestemming opnieuw in te trekken.

Je kunt hiervoor contact opnemen via: info@pleegouderforum.be

Als dat nodig is om je identiteit te controleren, kunnen we bijkomende informatie vragen.

Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit.

10. Beveiliging van persoonsgegevens

Pleegouderforum neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, ongeoorloofde toegang, wijziging of ongewenste verspreiding.

Toegang tot persoonsgegevens wordt beperkt tot personen die deze informatie nodig hebben voor hun rol binnen de werking.

11. Wijzigingen aan deze privacyverklaring

Deze privacyverklaring kan worden aangepast wanneer onze werking, website of gebruikte systemen veranderen.

De meest recente versie wordt steeds gepubliceerd op www.pleegouderforum.be.

Versie 1.1 – september 2026